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Datenzugriff
der Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen auf EDV-Daten
Im Rahmen der Verabschiedung des Steuersenkungsgesetzes wurden in
die Abgabenordnung erweiterte Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung
im Rahmen von Außenprüfungen auf Daten des EDV-Systems des
Steuerpflichtigen eingefügt. Bislang liegt hierzu ergänzend
der Entwurf eines BMF-Schreiben vom 6.10.2000 bezüglich der Grundsätze
zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen vor. Die
Verwaltung beabsichtigt danach, den Datenzugriff in der Praxis wie folgt
umzusetzen: |
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1. Umfang des Datenzugriffs
und der Datenauswertung
- Die Betriebsprüfung hat das Recht, Einsicht in die gespeicherten
Daten zu nehmen.
- Zur Prüfung dieser Daten hat die Betriebsprüfung das Recht
das EDV-System des Steuerpflichtigen zu nutzen.
- Die Betriebsprüfung darf verlangen, daß die Daten entweder
nach ihrer Vorgabe maschinell ausgewertet werden oder ihr zur Verfügung
gestellt werden, um diese selbst mit eigenen Systemen auswerten zu
dürfen.
- Die Daten müssen zukünftig – insbesondere auf Anforderung
– unverzüglich lesbar gemacht werden.
- originär digitale Unterlagen nach § 146 (5) AO sind auf maschinell
verwertbaren Datenträgern zu archivieren.
- Der Entwurf des BMF-Schreibens verzichtet – im Gegensatz
zu anderen Staaten – auf eine Eingrenzung der Datenbereiche.
- Die Neuregelungen sind anzuwenden auf Betriebsprüfungen die
nach dem 31.12.2001 beginnen.
- Bezüglich der Daten, die vor dem 1.1.2002 archiviert und im
EDV-System gelöscht worden sind, sieht der Entwurf des BMF-Schreibens
eine Übergangsregelung unter Ermessensabwägungen vor, wonach
die gelöschten Daten nicht noch einmal in das EDV-System eingespeist
werden müssen, wenn dies mit unverhältnismäßigem
Aufwand für den Steuerpflichtigen verbunden ist.
2. Konsequenzen aus den Neuregelungen
Auf seiten der Unternehmen, Berater, Finanzverwaltung und der Softwarehersteller
ergeben sich die folgenden Fragen bzw. Handlungs- und Abstimmungsbedarf:
- Das Unternehmen muß entsprechende EDV-Systeme und Personal
auf seine Kosten zur Verfügung stellen. Der Betriebsprüfung
sind alle internen und externen Verknüpfung sowie alle notwendigen
Informationen über die Dateistruktur zur Verfügung zu stellen.
Bei Softwarewechsel ist sicherzustellen, daß Auswertungen der
"alten" Software jederzeit möglich sind.
- Die Finanzverwaltung erhofft sich mit Hilfe von Auswertungssoftware
neue und effizientere Prüfungstechniken (insbesondere im Bereich
der Umsatzsteuer). Die Neuregelung gesteht der Außenprüfung
das alleinige Dispositionsrecht zu, auf welche Art und Weise in technischer
Hinsicht die Finanzverwaltung Zugriff auf Daten nehmen darf.
- Hingewiesen sei noch einmal darauf, daß eine Eingrenzung der
Datenbereiche, auf die zugegriffen werden kann, nicht gegeben ist.Neben
der Finanz- und Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung, der Kosten
und Leistungsrechnung, der Logistik und der Warenwirtschaft kann auch
z. B auf Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme, Daten verbundener
Unternehmen, Management Accounting-Systeme und digitale Personalakten
zugegriffen werden.
- Bezüglich der Software ist zu überlegen, ob spezielle
Protokollierungsprogramme eingesetzt werden, um die Prüfungstätigkeit
im eigenen System nachverfolgen zu können. Hier stellt sich auch
die Frage, ob die von der Finanzverwaltung eingesetzte Software virenfrei
ist und keine Beschädigung der eigenen Betriebssoftware hervorrufen
kann.
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