Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen auf EDV-Daten
Im Rahmen der Verabschiedung des Steuersenkungsgesetzes wurden in die Abgabenordnung erweiterte Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen auf Daten des EDV-Systems des Steuerpflichtigen eingefügt. Bislang liegt hierzu ergänzend der Entwurf eines BMF-Schreiben vom 6.10.2000 bezüglich der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen vor. Die Verwaltung beabsichtigt danach, den Datenzugriff in der Praxis wie folgt umzusetzen:

 

  1. Umfang des Datenzugriffs und der Datenauswertung
  • Die Betriebsprüfung hat das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen.
  • Zur Prüfung dieser Daten hat die Betriebsprüfung das Recht das EDV-System des Steuerpflichtigen zu nutzen.
  • Die Betriebsprüfung darf verlangen, daß die Daten entweder nach ihrer Vorgabe maschinell ausgewertet werden oder ihr zur Verfügung gestellt werden, um diese selbst mit eigenen Systemen auswerten zu dürfen.
  • Die Daten müssen zukünftig insbesondere auf Anforderung unverzüglich lesbar gemacht werden.
  • originär digitale Unterlagen nach 146 (5) AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren.
  • Der Entwurf des BMF-Schreibens verzichtet im Gegensatz zu anderen Staaten auf eine Eingrenzung der Datenbereiche.
  • Die Neuregelungen sind anzuwenden auf Betriebsprüfungen die nach dem 31.12.2001 beginnen.
  • Bezüglich der Daten, die vor dem 1.1.2002 archiviert und im EDV-System gelöscht worden sind, sieht der Entwurf des BMF-Schreibens eine Übergangsregelung unter Ermessensabwägungen vor, wonach die gelöschten Daten nicht noch einmal in das EDV-System eingespeist werden müssen, wenn dies mit unverhältnismäßigem Aufwand für den Steuerpflichtigen verbunden ist.

2. Konsequenzen aus den Neuregelungen
Auf seiten der Unternehmen, Berater, Finanzverwaltung und der Softwarehersteller ergeben sich die folgenden Fragen bzw. Handlungs- und Abstimmungsbedarf:

  • Das Unternehmen muß entsprechende EDV-Systeme und Personal auf seine Kosten zur Verfügung stellen. Der Betriebsprüfung sind alle internen und externen Verknüpfung sowie alle notwendigen Informationen über die Dateistruktur zur Verfügung zu stellen. Bei Softwarewechsel ist sicherzustellen, daß Auswertungen der "alten" Software jederzeit möglich sind.
  • Die Finanzverwaltung erhofft sich mit Hilfe von Auswertungssoftware neue und effizientere Prüfungstechniken (insbesondere im Bereich der Umsatzsteuer). Die Neuregelung gesteht der Außenprüfung das alleinige Dispositionsrecht zu, auf welche Art und Weise in technischer Hinsicht die Finanzverwaltung Zugriff auf Daten nehmen darf.
  • Hingewiesen sei noch einmal darauf, daß eine Eingrenzung der Datenbereiche, auf die zugegriffen werden kann, nicht gegeben ist.Neben der Finanz- und Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung, der Kosten und Leistungsrechnung, der Logistik und der Warenwirtschaft kann auch z. B auf Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme, Daten verbundener Unternehmen, Management Accounting-Systeme und digitale Personalakten zugegriffen werden.
  • Bezüglich der Software ist zu überlegen, ob spezielle Protokollierungsprogramme eingesetzt werden, um die Prüfungstätigkeit im eigenen System nachverfolgen zu können. Hier stellt sich auch die Frage, ob die von der Finanzverwaltung eingesetzte Software virenfrei ist und keine Beschädigung der eigenen Betriebssoftware hervorrufen kann.